二、 项目控制理论的基本原理
控制是指掌握住所控制的对象,不使其任意活动或超出范围,或是使控制对象按控制者的意愿活动;在实际操作中,控制就是比较控制对象所在的位置和其应在的位置(即目标),并在出现偏差时采取纠正措施。
1、项目控制理论的原理
经典控制理论中的控制包括反馈控制和前馈控制,这在项目的目标控制理论中分别被称为被动控制和主动控制。
1).被动控制
被动控制是目前在项目管理实践中应用最为普遍的控制方法。被动控制具有控制目标明确、稳定性好、操作性强的优点。
被动控制的第一步应首先设立项目的总目标,采用系统方法将总目标分解成子目标和可执行目标,并将其落实到项目生命周期的各阶段和各责任人;建立由上而下、由整体到局部的目标控制系统,通过一系列的管理活动来保证总目标的实现。对于一个项目,通常根据工作范围、质量、进度和费用(投资)要求确定项目目标,所有的项目业主都要求按期完成项目的建设,不超出预算费用,并达到合同规定的质量标准。
第二步,将目标贯彻到项目实施过程中,并定期反馈实际数据,由于干扰因素的存在和(或)计划制定中的问题,实际数据往往会偏离目标值。
第三步,将实际数据与目标值进行比较,如果出现偏差,则需分析偏差产生的原因,并据此采取纠偏措施,包括对计划目标值的修正与调整和对项目资源投入的调整。一般应首先考虑通过调整对项目资源的投入来缩小或弥合偏差,只有在原定的目标计划值已经不可能通过调整资源投入的方式实现的情况下,才会考虑对计划目标值的调整与修正。
以上的第二步和第三步在项目实施过程中构成循环(见如导论教材图2—13 P48),直至项目完成。
2).主动控制
上述被动控制尽管具有很多优点,但毕竟属于事后控制,即纠偏措施是基于偏差出现后对偏差所进行的分析,这也是“被动控制”一词的由来。显然,被动控制至多只能做到控制已产生的偏差,但不能预防或杜绝偏差的发生。此外,在被动控制方式下,有些偏差则是可以通过采取纠偏措施消除的,有些偏差则是不可消除的,例如进度上的偏差有时可以通过采取赶工措施消除,而投资偏差造成的缺口则往往难以消除。
在这种情况下,人们开始尝试在偏差出现之前通过分析可能产生偏差的各种干扰因素,并通过提前采取措施来消除偏差隐患,从而避免偏差的发生或削弱偏差的强度(图2—14)。例如,事前审查承包商提交的各种计划是否规范、是否符合有关规定,通过这样的方式在事前发现问题,并督促承包商进行整改。当然,相对被动控制来说,主动控制对控制人的诸如专业知识、管理能力等综合素质要求更高,因为对因素分析的失误也可能导致偏差的发生。
实际当中,主动控制措施和被动控制措施是结合使用的。
2、项目的控制目标
项目目标就是实施一个项目所要达到的预期结果。项目的复杂性、系统性、一次性等特点决定了项目目标的系统性。
项目目标必须明确、可行、具体和可以度量,并须在项目的各个参与方之间达成一致意见。确定了项目目标,实际上也就明确了项目执行组织努力的方向。
项目目标应满足如下条件:
①目标应是具体的,具有可评估性和可量化性,不应含混模糊; ②目标应与上级组织目标一致; ③在可能时,用可交付成果的形式对目标进行说明,如评估报告、建议书等; ④目标是可理解的,即必须让其他人知道执行者正努力去达到什么目标; ⑤具有时间性,如果目标没有时间限制,可能永远无法达到; ⑥目标是可得到的,既是现实的,又是可达到的,但需要努力和承担一定的风险。
项目的目标是在项目开始时,通过精心论证,详细设计、优化和计划,达到清楚、明确的。通常不允许在项目实施中仍存在目标的不确定性和对目标做过多、过大的修改。如果必须改动项目目标,则项目的各个参与方必须就项目的全部变动内容达成一致意见。
三、设备监理中的协调
1、解决冲突问题是由若干种不同的措施,以不同的力度构成的一个措施组合方案。构成解决冲突问题方案的措施种类很多,可分为经济措施、技术措施、组织措施和合同措施,每种措施也包含多个子措施。
2、在设备工程活动中,业主与承包商是依合同建立起的交易关系,二者通过签订合同达成某种公平交易的承诺。然而在合同的履行过程中必然会产生现实交易结果与合同承诺的差异,这将导致实际结果的不公平,致使在业主与承包商之间产生利益的冲突。
监理工程师作为第三方受业主(以监理合同授权)的委托对业主与承包商在合同履行过程中产生的差异进行协调,以使合同的差异不断缩小,对损失方给予利益补偿,使业主与承包商的交易尽量达到公平和新的平衡。
①设备监理单位是业主委托并授权的、在设备工程现场唯一的管理者,它代表业主,并根据委托监理合同及有关的法律、法规授予的权力,对整个设备工程项目的实施过程进行监督。
②设备监理人员都是经过考核的专业人员,一般情况下,他们比业主方的管理人员有更高的管理水平、管理能力和管理经验,能保证设备工程项目的顺利实施。
3、设备监理的物流协调
设备监理的物流协调主要针对的是业主设备工程项目的物流系统。在业主设备工程项目的各个过程中,物流运行的基本准则是准时间、准地点、准数量、准质量和准标准,即:设备工程项目中各过程中的各项物流(包括设备的设计图纸、技术资料,设备零部件,配套辅助物资,还包括由资金驱动的技术服务、劳动力和信息等物质和信息流动),按照合同规定的技术标准、质量水平和数量要求,按时准确地到达中转站和最终目的地。只有这样,设备工程项目才能物畅其流,才能顺利进展,才能达到业主设备工程项目的最终目标。
设备工程项目中的物流不畅会导致物流过程中物流系统的冲突。引起物流系统冲突的因素很多,除了客观因素和意外风险外,各承包商和业主的行为起着决定性的作用。因此,在解决设备工程项目中的物流冲突问题时,应检查业主和承包商在履行承包合同过程中有无违约和非法变更问题,如果是承包合同的履行问题,则应采取合同协调的方法来解决。但是要注意,在物流冲突中,合同协调不只是解决变更和索赔问题,而是首先要保证物畅其流,保证设备工程项目的顺利进行,在这一前提下再考虑各方的价值补偿。
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